Mesej dan Balasan Luar Pejabat (8 Templat untuk Digunakan)

Out Office Messages 152360

Templat mesej di luar pejabat untuk digunakan. Apabila anda tiada di tempat kerja, mesej di luar pejabat ialah jawapan e-mel automatik, atau mesej e-mel autoresponder, yang dihantar kepada rakan sekerja, pelanggan dan pelanggan.

Mereka memberitahu orang bahawa anda tidak boleh berkomunikasi dengan mereka dan bila mereka mungkin menjangkakan balasan kepada e-mel mereka. Anda mungkin perlu menambah pelbagai fakta dalam mesej bergantung pada sebab anda berada jauh dari pejabat.

Sila dayakan JavaScript

mesej di luar pejabat

Apakah mesej e-mel autoresponder, dan bagaimana anda menggunakannya?

Apabila anda menghubungi seseorang yang tidak tersedia buat sementara waktu, anda akan menerima balasan e-mel autoresponder, juga dikenali sebagai e-mel automatik. Biasanya, pemberitahuan ini memberi anda maklumat seperti:

Berapa lama individu itu tidak akan tersedia?

Jika mereka tidak tersedia, maklumat hubungan untuk siapa yang perlu dihubungi harus diberikan.

Bilakah mereka akan kembali?

Jika anda tahu anda tidak akan menjawab e-mel untuk seketika, mesej di luar pejabat adalah penting. Mereka menerangkan sebab anda lambat bertindak balas dan cara mereka boleh menerima maklumat atau perkhidmatan yang mereka perlukan semasa berada di luar.

Apakah kepentingan mesej di luar pejabat?

Rakan sekerja, pelanggan dan pelanggan, terutamanya mereka dalam perkhidmatan pelanggan, pemasaran dan komunikasi, mahukan balasan pantas dan penyelesaian kepada kebimbangan mereka. Mesej di luar pejabat menerangkan sebab anda tidak akan dapat bertindak balas dengan segera dengan cara yang sopan, ringkas dan profesional. Jika anda akan pergi selama sehari, seminggu atau beberapa bulan, anda boleh menghantar mesej OOO.

Berikut ialah beberapa sebab mengapa anda mungkin ingin meletakkan mesej di luar pejabat:

Pergi melancong.
Menghadiri persidangan, bengkel atau mesyuarat perniagaan.
Bersalin, sakit, atau cuti sabatikal.
Mengambil cuti sehari untuk diri sendiri.
Bersedia untuk temu janji.

Maklumat seperti ini mungkin disertakan dalam mesej di luar pejabat:

Kenapa awak pergi?
Berapa lama anda akan pergi?
Tarikh anda akan kembali.
Dalam keadaan kecemasan atau memerlukan bantuan segera, siapa yang perlu anda hubungi?

Anda boleh menambah data tambahan bergantung pada tanggungjawab profesional anda dan maklumat yang anda percaya kenalan anda akan inginkan semasa anda tiada.

Kebanyakan aplikasi e-mel profesional membolehkan anda menyediakan dua mesej OOO secara serentak, satu untuk rakan sekerja dalaman dan kenalan perniagaan luaran.

Apa yang tidak boleh dikatakan dalam respons automatik

Profesionalisme dan realisme harus dikekalkan dalam pemesejan di luar pejabat. Ia akan membantu jika anda menjauhkan diri daripada:

mesej di luar pejabat

Contoh mesej di luar pejabat

Berdasarkan jenis, di bawah adalah mesej OOO yang mungkin untuk dipertimbangkan:

asas
mesra
Dalaman
bercuti
Persidangan
Sementara
Tidak dapat dihubungi
Semasa saya tiada di pejabat, saya memantau e-mel saya.
Cuti
Cuti ibu bapa (bersalin atau bapa)
Cuti tidak hadir atas sebab perubatan
kenaikan pangkat
Penjanaan utama
Perkongsian kenalan di media sosial

asas

Selalunya, semua yang anda perlukan untuk menyatakan data penting mengenai ketidakhadiran anda ialah nota OOO ringkas dan profesional.

helo,

Terima kasih kerana meluangkan masa untuk menulis kepada saya. Saya akan berada di luar pejabat sehingga 29 Mei dan hanya akan mempunyai akses terhad kepada e-mel pada masa itu. Sila hubungi ejen pengiklanan kami, Jules Palmer, di[e-mel dilindungi]atau 433-485-8476 jika anda memerlukan bantuan segera. Jika tidak, apabila saya kembali, saya akan menjawab e-mel anda.

Yang ikhlas,

maksud 1133

Emerson Palmer

mesra

Jika anda biasanya berkomunikasi dengan cara ini, mesej OOO anda mungkin lebih mudah didekati. Mesej mesra di luar pejabat atau lucu mungkin lebih sesuai untuk profesional media sosial, contohnya.

hello!

Terima kasih kerana menghubungi! Saya kini berada di New York untuk majlis perkahwinan kakak saya, dan saya akan bercuti dari e-mel untuk menyokongnya pada hari istimewanya. Apabila saya kembali ke pejabat pada 19 Ogos, saya akan menjawab semua mesej anda. Jika anda memerlukan bantuan sebelum itu, sila hubungi Gerry Smith, pembantu saya, di[e-mel dilindungi]

Mempunyai hari yang indah!

Marla Smith

Dalaman

Anda boleh memberikan butiran berkaitan projek yang anda sedang usahakan jika anda menghantar mesej OOO kepada kenalan dalaman hanya dalam firma atau jabatan anda. Bergantung pada budaya syarikat anda, anda juga mungkin dibenarkan menggunakan nada yang kurang profesional.

Apa khabar di sana,

Saya akan keluar dari pejabat sehingga 14 April, dan saya akan menghubungi anda semula secepat mungkin. Saya telah meletakkan salinan pelan tindakan untuk projek North Apex pada pelayan dalam folder Projek Semasa jika anda memerlukannya. Sila hubungi Bryan jika anda memerlukan bantuan segera.

terima kasih,

Craig

Penjawab cuti

Apabila anda bercuti, beritahu mereka bila anda akan pergi, supaya mereka tahu masa untuk menjangkakan balasan atau siapa yang perlu dihubungi.

hello!

Saya akan bercuti dari 1 hingga 18 April dan saya tidak akan hadir dalam e-mel dalam tempoh itu. Jika komunikasi anda boleh menunggu, saya akan menghubungi anda secepat mungkin. Sila hubungi Penyelaras HR Carl Exter di[e-mel dilindungi]atau 434-857-3846 untuk masalah segera.

Yang ikhlas,

Brandon Lee

Persidangan

Jika anda menghadiri persidangan perniagaan, hantar mesej di luar pejabat kepada peserta lain untuk memberitahu mereka bahawa anda terbuka kepada rangkaian. Ini juga merupakan peluang untuk menunjukkan kepada orang lain bahawa anda komited terhadap pembangunan profesional anda.

helo,

Terima kasih banyak atas mesej anda. Di Denver, Colorado, saya berada jauh dari tempat kerja untuk mesyuarat tahunan CCIA. Saya akan memantau e-mel dengan kerap, tetapi jika anda memerlukan bantuan segera, sila hubungi Lauren Smith, pembantu saya, di[e-mel dilindungi]atau 334-483-8173.

Saya ingin berjumpa dengan anda jika anda juga berada di Denver minggu ini! Sila singgah ke gerai 618 atau hubungi saya di 443-833-8273.

terbaik,

Darren

Sementara

Profesional yang dijangka menyemak e-mel dan berkomunikasi selalunya mungkin perlu meletakkan mesej OOO jika mereka meninggalkan tempat kerja selama lebih daripada beberapa jam. Jika anda perlu pergi ke temu janji tetapi akan kembali pada hari itu, atau jika anda perlu pergi ke mesyuarat, komunikasi seperti ini bermanfaat.

Hai,

Terima kasih banyak atas mesej anda. Hari ini, 12 Mac, saya akan pergi dari kerja saya dari 11 pagi hingga 4 petang. untuk temu janji. Saya akan mempunyai akses e-mel yang terhad, jadi sila hubungi Susan Andrews di[e-mel dilindungi]atau 938-443-2219 jika anda memerlukan sesuatu yang mendesak. Saya akan menjawab sebaik sahaja saya kembali ke pejabat jika e-mel anda boleh menunggu.

terima kasih,

Rene Ryan

Tidak dapat dihubungi

Jika anda tidak mempunyai akses kepada e-mel anda, beritahu kenalan anda dan berikan mereka pilihan lain untuk mendapatkan sokongan atau maklumat.

helo,

wanita perintis periuk segera panggang periuk

Saya keluar dari pejabat dan tidak akan dapat membalas mesej anda sehingga 12 September, apabila saya kembali. Sila hubungi Sonny Andrews di[e-mel dilindungi]atau 443-485-8475 dengan sebarang soalan atau kebimbangan yang anda mungkin ada sehingga itu.

salam,

Ashley Parker

OOO tetapi menyemak e-mel

Sesetengah profesional menyemak dan juga bertindak balas terhadap e-mel apabila mereka tidak berada di pejabat. Jika anda berhasrat untuk menyemak e-mel dengan kerap, maklumkan kepada penghantar untuk menjangkakan balasan, tetapi ia mungkin tertangguh.

Apa khabar di sana,

Terima kasih kerana meluangkan masa untuk menulis kepada saya. Saya akan keluar dari pejabat dari 1–18 Disember untuk mengajar bengkel. Saya akan memantau e-mel sepanjang hari dan akan berusaha sedaya upaya untuk bertindak balas terhadap mesej secepat mungkin (sila tandakan mesej segera sebagai kepentingan yang tinggi). Sila hubungi Cindy Wue di[e-mel dilindungi]atau 443-485-4876 jika anda memerlukan bantuan kecemasan.

Terima kasih yang tulus ikhlas atas kesabaran anda.

Pam

Penjawab cuti cuti

Amalan syarikat percutian berbeza semasa cuti penting. Walaupun kenalan anda mungkin tidak mengharapkan anda bekerja pada hari cuti, maklumkan kepada mereka sejauh mana anda akan berada pada hari-hari menjelang dan selepas cuti.

helo,

Pejabat kami akan ditutup dari 2 Disember hingga 29 Disember. Anda boleh menghubungi saya melalui telefon bimbit saya di 443-844-4854 jika anda mempunyai kecemasan. Apabila saya kembali bekerja pada hari Isnin, 29 Disember, saya akan membalas mesej anda.

Selamat bercuti,

Susan Tan

Cuti ibu bapa (bersalin atau bapa)

Bergantung pada tempat tinggal dan bekerja anda, cuti bersalin mungkin berlangsung dari 10 minggu hingga enam bulan atau lebih. Anda mesti memimpin orang kepada orang yang akan mengambil tugas anda.

helo,

Dari 14 Februari hingga 12 Mei, saya akan bercuti bersalin. Patrick Andrews, pereka grafik utama kami yang cemerlang, akan bertanggungjawab ke atas akaun saya pada tempoh ini. Dia boleh dihubungi di[e-mel dilindungi]atau dengan menghubungi 445-484-8744.

salam,

Claire Becker

Cuti tidak hadir atas sebab perubatan

Katakan anda menjalani pembedahan atau mengalami penyakit yang memerlukan rawatan atau pemulihan yang panjang. Dalam kes itu, anda harus memasukkan maklumat ini dalam mesej di luar pejabat anda supaya kenalan anda menghormati privasi dan masa anda semasa anda pulih.

helo,

Terima kasih kerana meluangkan masa untuk menulis kepada saya. Dari 4 Julai hingga 31 Julai, saya akan keluar dari pejabat kerana cuti sakit. Saya akan memantau e-mel dengan kerap, tetapi sila hubungi Amy Ryan ([e-mel dilindungi], 885-444-8574).

Terima kasih atas kesabaran dan pemahaman anda.

Harper Reid

kenaikan pangkat

Walaupun mereka telah tiada, profesional pemasaran dan jualan mungkin ingin mempromosikan kandungan, tapak web, blog atau perkhidmatan mereka. Dalam mesej OOO mereka, mereka boleh menambah pautan kepada item atau maklumat.

Apa khabar di sana,

Terima kasih kerana meluangkan masa untuk menulis kepada saya. Saya akan berada di luar pejabat sehingga 15 Ogos, dan saya akan menjawab e-mel anda kemudian. Sila nikmati ekstrak percuma daripada e-buku baharu kami '20 Kunci untuk Memacu Pertumbuhan Perniagaan' buat sementara waktu. Jika anda suka membaca, pergi ke 10stepstosuccess.com untuk membeli dan memuat turun keseluruhan buku. Sila hubungi Ryan Andrews, pembantu pemasaran kami, di[e-mel dilindungi]atau 333-844-3486 untuk masalah segera.

Yang ikhlas,

Gabby Ryan

Penjanaan Utama

Semasa anda tiada, biarkan mesej di luar pejabat anda menjana petunjuk perniagaan. Galakkan pengirim untuk mendaftar untuk surat berita, webinar, kursus dalam talian atau alat pembangunan perniagaan yang lain syarikat anda.

helo,

Terima kasih kerana menghubungi saya melalui e-mel. Saya akan berada di luar pejabat sehingga 2 Jun, dengan akses e-mel terhad. Sila hubungi Ricky Smith di[e-mel dilindungi]di 443-448-8473 jika anda memerlukan bantuan sebelum saya kembali.

Tahukah anda kami membuat webinar bulanan mengenai isu kesihatan semasa? Pakar profesional kami menjawab soalan daripada khalayak dalam talian secara langsung setiap hari Selasa setiap bulan. Klik di sini untuk mengemukakan soalan anda atau mendaftar untuk webinar kami yang akan datang mengenai penjagaan pencegahan.

salam,

berapa lama ayam masak elok dalam peti ais

penyanyi Ryan

Penggunaan media sosial

Dengan meminta kenalan mengikuti anda pada satu atau lebih akaun media sosial, anda boleh menggunakan mesej OOO anda untuk mengembangkan khalayak media sosial peribadi atau syarikat anda.

Apa khabar di sana,

Terima kasih kerana menghubungi! Saya keluar dari pejabat dan akan kembali pada 14 Julai untuk menjawab e-mel. Ikuti kami di semua laman media sosial terkemuka untuk mengikuti perkembangan semua kejadian hebat di Red Ventures semasa saya tiada. Jenny Covit, rakan sekerja saya, boleh dihubungi di[e-mel dilindungi]untuk bantuan pantas.

Mempunyai hari yang indah,

Dan Drape

Perkongsian maklumat hubungan

Orang yang mengawasi banyak projek atau menjangkakan menerima sejumlah besar e-mel semasa berada di luar mungkin ingin menyertakan rangkaian rakan sekerja untuk dihubungi oleh pengirim.

helo,

Saya akan bercuti dari 14 Februari hingga 21 Februari, dengan akses terhad kepada e-mel. Sila hubungi rakan sekerja saya, Betty Jean, di[e-mel dilindungi]jika anda memerlukan bantuan dengan cukai anda semasa saya tiada. Jangan teragak-agak untuk berhubung dengan juruaudit kanan kami, Ryan Breck, di rbreck@company., jika anda mempunyai sebarang soalan pengauditan. Sila hubungi pembantu saya, Corey Sue, di 334-555-4483 jika anda mahukan salinan kertas kewangan.

Jika tidak, apabila saya kembali, saya akan bertindak balas dengan pantas kepada mesej anda.

salam,

Ryan Smith

Mesej di luar pejabat yang lucu

Berikut ialah mesej e-mel autoresponder pejabat yang lucu untuk digunakan:

hai,

ya. Ini ialah mesej e-mel autobalas. Ini bermakna saya berada di tempat lain selain daripada komputer saya. Mudah-mudahan, saya berada di pantai, menikmati kehidupan dengan minuman di tangan saya. Jika saya tidak, sila hubungi seseorang dengan segera untuk membantu saya pergi ke pantai.

OK, dengan serius, sila hubungi Susan di[e-mel dilindungi]untuk bantuan segera. Dan apabila saya kembali, saya akan membalas mesej anda dengan segera.

Terima kasih!

Templat e-mel di luar pejabat untuk digunakan

Gunakan templat e-mel autobalas berikut untuk mengalihkan mesej masuk kepada orang yang betul. Gunakan templat mesej keluar pejabat profesional berikut:

hai,

Saya berada di luar pejabat sehingga [Tarikh] atas [Sebab]. Jika anda mempunyai mesej yang memerlukan perhatian segera, maka anda harus menghubungi [Nama] di [Alamat E-mel] dan [Nombor telefon]. Mereka telah dimaklumkan tentang cuti pejabat saya dan berada di sana untuk membantu.

Saya bercadang untuk kembali pada [Tarikh].

Terima kasih atas kesabaran anda.

[Nama awak]

[Alamat e-mel hubungan anda]

Untuk menetapkan mesej autobalas melalui Perniagaan Google atau Gmail , pergi ke bahagian atas halaman. Dan pergi ke ikon Tetapan. Klik itu dan kemudian pergi ke 'Lihat semua tetapan.' Dari sana, tatal ke bawah ke tempat yang tertera 'Jurubalas percutian' dan anda akan dapat meletakkan mesej e-mel autoresponder pejabat anda, biasanya menggunakan tarikh mula dan tamat.

Sebaik sahaja anda menyimpan ini, mesej autobalas akan dihantar ke mana-mana e-mel masuk menggunakan balasan automatik.

Ketahui cara menyediakan balasan automatik untuk kumpulan.